Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Vergaderplanner
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een ervaren en georganiseerde Vergaderplanner om ons team te versterken. Als Vergaderplanner ben je verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en coördineren van interne en externe vergaderingen binnen onze organisatie. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van een soepele communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en externe partners.
In deze functie werk je nauw samen met leidinggevenden, teamleiders en administratief personeel om ervoor te zorgen dat vergaderingen tijdig en efficiënt worden gepland. Je houdt rekening met beschikbaarheid van deelnemers, locatievereisten, technische benodigdheden en andere logistieke aspecten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het versturen van uitnodigingen, het beheren van agenda’s, het reserveren van vergaderruimtes en het voorbereiden van vergaderstukken.
Een succesvolle Vergaderplanner is proactief, communicatief sterk en in staat om meerdere taken tegelijk te beheren zonder het overzicht te verliezen. Je hebt oog voor detail en bent in staat om snel te schakelen bij last-minute wijzigingen. Je draagt bij aan een professionele en georganiseerde werkomgeving en ondersteunt het management bij het realiseren van hun doelstellingen.
Tot je taken behoort ook het evalueren van vergaderprocessen en het doen van voorstellen ter verbetering. Je werkt met diverse plannings- en communicatiehulpmiddelen en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig geïnformeerd zijn. Je bent het aanspreekpunt voor vragen over vergaderplanning en biedt ondersteuning waar nodig.
Als jij een gestructureerde werker bent met uitstekende organisatorische vaardigheden en je houdt van een dynamische werkomgeving, dan nodigen wij je uit om te solliciteren op deze uitdagende functie.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Plannen en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Beheren van agenda’s en reserveren van vergaderruimtes
- Voorbereiden en verspreiden van vergaderdocumenten
- Communiceren met interne en externe deelnemers
- Zorgen voor technische ondersteuning tijdens vergaderingen
- Aanpassen van planningen bij wijzigingen of annuleringen
- Bijhouden van notulen en actiepunten
- Evalueren van vergaderprocessen en voorstellen doen ter verbetering
- Ondersteunen van leidinggevenden bij planningsvraagstukken
- Gebruik maken van planningssoftware en digitale tools
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal MBO werk- en denkniveau
- Ervaring in een administratieve of planningsfunctie
- Uitstekende organisatorische vaardigheden
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Ervaring met Microsoft Office en planningssoftware
- Stressbestendig en flexibel inzetbaar
- Proactieve en oplossingsgerichte houding
- Goede communicatieve vaardigheden
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Bereidheid om incidenteel buiten reguliere werktijden te werken
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Heb je ervaring met het plannen van zakelijke vergaderingen?
- Welke planningssoftware heb je eerder gebruikt?
- Hoe ga je om met last-minute wijzigingen in de planning?
- Kun je een voorbeeld geven van een complexe vergadering die je hebt georganiseerd?
- Hoe zorg je ervoor dat alle deelnemers goed geïnformeerd zijn?
- Wat doe je als er een dubbele boeking ontstaat?
- Hoe prioriteer je meerdere vergaderverzoeken tegelijk?
- Ben je bereid om ook buiten reguliere werktijden te werken indien nodig?
- Hoe zorg je voor een efficiënte communicatie met verschillende afdelingen?
- Wat motiveert jou in een planningsfunctie?
